Få bekvämligheter i det moderna digitala arbetsflödet är så allmänt tillgängliga, men så allmänt ignorerade (eller direkt missbrukade ) som e-postadressen BCC-funktionen. Om du är skyldig att missbruka eller försumma sin makt (och det finns en bra chans att du är), är det dags att ångra sig och i sin tur skära ner på skräppost och skydda dina vänner och familjens privatliv.

Vad är det BCC och var kom det ifrån?

RELATERAT: Vad är skillnaden mellan CC och BCC när du skickar en e-post?

Det finns tre adressplatser i varje e-postklient: TO, CC och BCC, vilket stativ för "[leverera] till", "kol kopia" respektive "blind kol kopia". Dessa beteckningar är en övertagning från världen som föregick elektroniska post: fysiska brev och noteringar.

I mitten av århundradena skulle det vara en TO-plats för den primära mottagaren, en CC-plats för personer som behövde vara med på kommunikationen men vem inte var de främsta mottagarna, och en tredje plats, BCC, för individer som behövde vara med i meddelandet, men av någon anledning skulle deras identitet bibehållas från noterna som skickades till mottagarna i TILL- och CC-adressluckorna.

Vid tillkomsten av elektronisk post kopierades samma konventioner som använts i papperspost och noteringar, både av förtrogenhet och för att de var användbara trots att meddelandet inte längre fysiskt kopierades och levererades.

Om dessa konventioner existerade i årtionden före e-postens framträdande och har fortsatt att existera under det halva århundradet eller så, varifrån uppstår problem? Det finns två former av BCC-missbruk: passiv-aggressiv blind kolkopiering (den skadliga formen av problem) och försummar att använda kopiering av blinda kol för att skydda privatlivet (problem som uppstår ur okunnighet). Låt oss ta en titt på hur och varför för att undvika varje.

Säg nej till passiv aggressiv blindkolplanskopiering

Den sämsta användningen av den blinda kolkopien är att passivt aggressivt förhindra en medarbetare. Denna typ av BCC-missbruk växer upp när anställda använder sig av BCC-funktionen som ett sätt att indirekt tappla på sina medarbetare, suga upp till sin chef eller på annat sätt engagera sig i dysfunktionella arbetsplatser.

Bild med tillstånd av EC Comics.

En anställd kan till exempel placera sin chef som BCC-adressat i ett e-postmeddelande som de skickar till en annan anställd så att chefen ser att de kommunicerar med den andra medarbetaren eller att den andra anställaren inte uppfyller någon form av skyldighet eller deadline. Den här typen av hemlig-ekorrekommunikation är generellt påverkade på arbetsplatsen och vi håller inte på att stödja något slags beteende som förekommer i en liten och passiv aggressiv arbetsmiljö.

Vår enda råd i frågan är: Stoppa den.

Om inte din HR-avdelning eller din chef uttryckligen kommer till dig och instruerar dig att BCC: s kommunikation ska du undvika övningen.

Om personer utanför primärkommunikationen måste behållas i slingan , även högre upp, är den bästa praxisen att inkludera dem som CC-adressater och att meddela TO-adressaten om vem som ingick och av vilken anledning.

Det här skapar inte bara en mer mogen dialog på arbetsplatsen, det hjälper också du undviker en särskilt pinsam händelse: Om din chef eller annan BCC-mottagare använder funktionen svar-alla, avaktiverar de sig själva och avslöjar att de har varit föremål för innehållet i den tidigare e-posten. Försök att förklara det för den kollega du samverkar mot vid vattenkylaren.

Lyckligtvis är antalet personer som skadligt använder BCC-funktionen liten, vilket leder oss till dem som utgör den största delen av missbruket: den ofrivilliga.

Vänner inte kol kopiera vänner

Om majoriteten av människor inte skadar BCC-funktionen som en del av en psykologisk krigskampanj mot sina medarbetare, varifrån lämnar vi oss? Det lämnar oss med miljoner av personer som oavsiktligt försummar att till och med använda BCC-funktionen i första hand.

Bild med tillstånd av Denver Public Library, Western History Collection.

Varför är BCC-funktionen så viktig? Det låter dig skicka ett mail till någon utan att den personen ser alla andra som tar emot e-postmeddelandet, effektivt skyddar sin privata information. Här är ett exempel på e-post vidarebefordrad från våra egna e-postarkiv:

Varje blå oskärpa i den sekretessfiltrerade bilden ovan är en e-postadress. Inte bara var det över 40 e-postadresser i listan över framåtmottagare som vi inkluderades i, men det finns två uppsättningar överblivna framåtblock i det vidarebefordrade e-postmeddelandet (se ovan) som innehåller respektive 13 respektive 8 e-postadresser. Det betyder att det finns över 60 e-postadresser i hela e-postkroppen.

Nu kan du fråga dig själv "Så vad? Vad betyder det? "Det är viktigt för flera anledningar. Först och främst finns det det enkla frågan om integritet och behandling av privatlivet hos personerna på din kontaktlista (var de är vänner, familj eller affärsföreningar) med respekt. Det är självklart att de människor som avfyra framåt och massera e-post med dussintals vänner och medarbetare tar inte tid att personligen kontakta var och en av de dussintals mottagarna och fråga om de vill att deras kontaktuppgifter delas med alla andra på adressatlista. Det är fullständigt respektlöst att dela kontaktinformation utan den enskilda personens tillstånd.

RELATED: Hur man använder Bcc (Blind Carbon Copy) i Outlook 2010

Det blir ännu mer respektlöst och besvärligt desto mer varierande mängden människor du är email är. Om du skickar e-post till tio personer i en liten medborgarorganisation som redan känner till varandra kan problemet vara mycket. Om du är en lärare och du skickar dussintals (om inte hundratals) studenter några kompletterande material delar du plötsligt personuppgifterna hos många människor med många andra personer som de kanske inte vill dela med .

Ännu värre, om någon av misstag träffar "Svara alla" på någon av de e-postmeddelanden som du skickar ut med fullt laddade TO- och CC-kortplatser, får varje enskild person på den ursprungliga mottagarlistan svaret. At bäst, det är relativt ofarligt men slipper säkert tiden för alla andra när de öppnar e-postmeddelandet för att se vad som är nytt i diskussionen. I värsta fall, som det har hänt många gånger i företag över hela världen, kan e-posten ta på sig ett eget liv som hundratals anställda svarar, argumenterar och annars interagerar med e-postmeddelandet. Sådana svar-alla kedjereaktioner kan spänna över tusentals e-postmeddelanden och kan till och med kasta flamma krig (det fanns ett sådant flammekrig på Tandem Computers i slutet av 1900-talet som varade för år ).

För det andra, och av mer praktisk betydelse för de av er som kan bry sig mindre om god e-etikett och skyddar dina vänners integritet, skapar de här typen av e-postmeddelanden oavsiktligt smarta lilla listor med e-postadresser för skadlig programvara och spammare att skörda. Om din e-postadress hamnar på en stor e-post framåt skickad runt den världsberömda världen kan du vara säker på att någonstans längs linjen kommer du hamna på en skräppostlista. Ännu värre är att om en av användarna som slutar med ditt vidarebefordrade e-mail som sitter i inbädden i inkorgen hamnar på skadlig kod som replikerar via kontaktlistor och e-postadresser som finns i inkorgen, kommer du sannolikt att sluta med en skadlig email

Använd BCC Wisely

Om du befinner dig i det senare läget, kommer du sannolikt att fråga dig själv vad du kan göra för att undvika integritet och säkerhet. skisserat ovan. Oroa dig inte, när du är medveten om hur fruktansvärt det är att ignorera BCC-funktionen, blir det lätt uppenbart vad du behöver göra för att tvätta dig av dina tidigare dåliga e-postbeteenden.

Först och framför allt, du börja med att fråga dig själv "Måste jag verkligen skicka det här mailet till alla på min kontaktlista? Trettio av dem? Någon av dem? "Svaret på de här frågorna för de flesta e-postmeddelanden är: Nej Nej du behöver inte spränga en personlig e-post eller vidarebefordra till alla i din kontaktlista.

För det andra, när du gör hitta dig med en legitim anledning att maila en massa människor på en gång. Om du till exempel byter till en ny e-postleverantör eller vill skicka din nya adress till hundra av dina vänner och släktingar, är det bara lämpligt att göra sina adresser i BCC-platsen. Detta säkerställer att alla onda i mass-TO / CC-e-postmeddelanden elimineras: e-postadresserna till alla mottagare hålls privata, det finns ingen chans att en skräppost eller bit av skadlig kod på en mottagares dator skördar e-post till en annan mottagare, och Om någon av dem behöver svara på dig att ställa en fråga eller så, kommer de inte att spränga sin fråga eller kommentar till varannan person.

BCC ökar integriteten, ökar säkerheten och skär ner på inkorgen crud dina vänner och medarbetare måste vada igenom. Det finns absolut ingen anledning att undvika att använda det när det är så enkelt som att sätta adresserna i en annan adressplats.

---